Compliance

Die Einhaltung von Recht, Gesetz und internen Regeln ist für uns selbstverständlich und Teil unserer Unternehmenskultur. Compliance schafft den Rahmen für unternehmerisches Handeln und dient der nachhaltigen Absicherung des Geschäftserfolgs. Um Compliance-Risiken zu vermeiden, wurde ein Compliance Management System („CMS“) eingeführt, durch das einheitliche Compliance-Standards für das Unternehmen festgelegt werden.

Hinweisgebersystem / “Whistleblower“-System

Transparenz und verantwortungsbewusstes Handeln bilden das Fundament unseres unternehmerischen Selbstverständnisses. Compliance hat daher oberste Priorität und wird durch das Null-Toleranz-Prinzip vorangetrieben. Um diesen Anspruch dauerhaft sicherzustellen, wurde u.a. ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Es bietet die Möglichkeit, tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Regelwerke in einem geschützten Rahmen an uns zu melden. Die Möglichkeit, Hinweise abzugeben, steht allen Mitarbeitenden, aber auch Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten zur Verfügung.

Seriöse Hinweise helfen uns bei Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und ggfs. Schäden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeitenden und unsere Geschäftspartner zu reduzieren oder zu verhindern und nachhaltige Prävention zu betreiben.

Für welche Meldungen ist das Hinweisgebersystem gedacht?

Meldungen können sämtliche Formen von tatsächlichem oder mutmaßlichem Fehlverhalten betreffen. Dazu zählen u.a.:

• Menschenrechtsverletzungen,

• Verletzungen umweltbezogener Pflichten, 

• Straftaten (wie z.B. Korruption, Betrug, Untreue – nicht abschließend),

• Verstöße gegen das Geldwäschegesetz,

• Verstöße gegen das Gleichbehandlungsgesetz, 

• Verstöße gegen das Wettbewerbs-, Kartell- oder Beihilferecht,

• Insiderhandel oder Marktmanipulation,

• Interessenkonflikte,

• Embargo- oder Exportverstöße,

• Verstöße gegen Datenschutzvorschriften.

Wir verpflichten uns, Hinweisgeber gesetzeskonform vor jeglicher Art von Vergeltung und Benachteiligung, die aus der Meldung resultieren könnte, zu schützen. Dazu zählen insbesondere Diskriminierung, Kündigung, Verweigerung einer Beförderung oder negative Leistungsbeurteilungen. Selbst die Androhung oder der Versuch einer solchen Benachteiligung ist untersagt. Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot sowie vorsätzliche Behinderungen bei der Meldung werden verfolgt und sanktioniert. Der Schutz entfällt lediglich, wenn der Hinweisgeber das System nachweislich zu seinem Vorteil durch absichtliches Abgeben falscher Informationen missbraucht. 

Meldekanäle

ONLINE: Meldende haben die Möglichkeit, Verstöße über das elektronische Hinweisgebersystem bekanntzugeben. Das elektronische Hinweisgebersystem wird durch die otris software AG betrieben und ist hierüber https://sicher-melden.de/TKMS zu erreichen. 

E-MAIL: Kontaktieren Sie Compliance Investigations über folgende E-Mail-Adresse: whistleblowing@tkmsgroup.com.

PER POST: Kontaktieren Sie uns über folgende Postanschrift: TKMS GmbH, zu Händen Compliance Investigations, Werftstraße 112-114, 24143 Kiel. 

TELEFONISCH: Eine Meldung kann auch telefonisch erfolgen. Die nationale Telefonnummer lautet: (+49) 0173 356 9099.

Soweit ein Kontaktweg hinterlegt wurde, erhalten Sie innerhalb der gesetzlichen Frist nach Einreichen der Meldung eine Empfangsbestätigung und nach Abschluss der Untersuchung eine persönliche Rückmeldung über den Stand der Aufklärung soweit gesetzlich zulässig und vorgeschrieben. Bei der Bearbeitung können im Vorfeld Fragen auftauchen; diese werden ebenfalls über denselben Kontaktweg an die meldende Person gestellt, sofern ein solcher Weg vorhanden ist. 

Hinweis zur Handhabung des elektronischen Hinweisgebersystems

Als Meldender haben Sie die Möglichkeit, über unser elektronisches Hinweisgebersystem einen Hinweis unkompliziert, sicher und falls gewünscht anonym einzureichen. Compliance Investigations bietet Gewähr für unparteiisches Handeln. Eingehende Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. Wir stellen sicher, dass niemand allein aufgrund seiner im besten Wissen getätigten Meldung Nachteile erleidet. Im Rahmen der Aufklärung der Hinweise tragen wir auch den schutzwürdigen Interessen der von einer Meldung betroffenen Personen Rechnung. Bitte berücksichtigen Sie, dass Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person für diese schwerwiegenden Konsequenzen nach sich ziehen können. Sie werden daher dazu angehalten, das System verantwortungsvoll zu nutzen. 

Nach Eingang einer Meldung wird Compliance Investigations prüfen, ob ein Hinweis in den Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Fällt die Meldung nicht in diesen Bereich, leitet es die Meldung an den zuständigen Fachbereich zur weiteren Bearbeitung weiter. Falls der Hinweis den Anwendungsbereich des Gesetzes berührt, werden die erforderlichen Folgemaßnahmen eingeleitet und die hinweisgebende Person informiert. Abhängig vom jeweiligen Sachverhalt kann es notwendig sein, weitere interne Fachbereiche zur Klärung des Vorfalls hinzuzuziehen.

Das elektronische Hinweisgebersystem wird von einem externen Anbieter, der otris AG, in unserem Auftrag betrieben. Das System wird von externen Experten regelmäßig hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz zertifiziert. Mitarbeiter der otris AG haben keinen Zugriff auf die Meldung und die dahinterliegenden Daten und Sachverhalte. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im elektronischen Hinweisgebersystem sind direkt im System hinterlegt. 

Datenschutz

Bei der Durchführung interner Ermittlungen stellen Compliance Investigations und gegebenenfalls lokale Ermittler sicher, dass die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze eingehalten werden. 

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DS-GVO für die Verarbeitung der personenbezogener (pb) Daten ist die TKMS GmbH, Werftstraße 112-114, 24143 Kiel, Deutschland Tel: +49 431 700 0 / Fax:  +49 431 700 2312 / Email: communications(at)tkmsgroup.com. Den zuständigen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail unter datenschutz@tkmsgroup.com oder postalisch unter TKMS GmbH – z. Hd. Datenschutzbeauftragter, Werftstraße 112-114, 24143 Kiel.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten („pb Daten“) erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f EU-DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses der TKMS an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten. Ein berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten besteht, da diese neben erheblichen wirtschaftlichen Schäden auch zu einem erheblichen Reputationsverlust führen können. In Deutschland erfolgt die Verarbeitung pb Daten aufgrund § 10 HinSchG. 

Die zentrale Stelle, die für das Management des elektronischen Hinweisgebersystems zuständig ist, ist Compliance Investigations der TKMS. Es gilt ein strenges „Need to know”-Prinzip. Das bedeutet, dass nur die Personen, die für eine Untersuchung tatsächlich benötigt werden, an dem Verfahren beteiligt sind und informiert werden. Die Informationen über Untersuchungsergebnisse werden ausschließlich denjenigen Parteien zur Verfügung gestellt, die sie aktiv für weitere Verfahren oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen benötigen. Die mit dem Management des Hinweisgebersystems betrauten Compliance Officer gewährleisten Unparteilichkeit, sind unabhängig, weisungsfrei und zur Verschwiegenheit verpflichtet und bearbeiten Hinweise auf mögliche Verstöße. Hinweise auf Verstöße außerhalb der Compliance-Kernthemen können je nach Einzelfall an die zuständigen Fachstellen weitergeleitet oder in Zusammenarbeit mit diesen bearbeitet werden. Compliance Investigations führt Compliance-Untersuchungen zu allen Compliance-Kernthemen durch und koordiniert interne oder behördlich geführte Verfahren (z.B. von Strafverfolgungsbehörden, Kartellämter). 

Wenn Sie konkrete Informationen wünschen oder Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich per Email datenschutz(at)tkmsgroup.com an den Datenschutzbeauftragten wenden. Ausführliche Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Reiter Rechtliche Hinweise.

Die Identität des Hinweisgebenden wird mit größter Sorgfalt geschützt. Identitäten von Hinweisgebern werden im Verfahren nur mit dessen Zustimmung an dritte Stellen weitergegeben. Es sei denn, dass diesem Vorgehen gesetzliche Gründe entgegenstehen.

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Klärung und abschließende Bewertung der Informationen erforderlich ist oder wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Abschluss des Verfahrens werden diese Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht.

Ihre Daten werden mit Maßnahmen zur Datensicherheit, die den gegenwärtigen gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz entsprechen, geschützt. Im Übrigen verweisen wir auf die im Internet veröffentlichten allgemeine Information zum Datenschutz. 

Externe Meldestellen der Behörden

Hinweisgebende Personen haben die Möglichkeit, sich direkt an die jeweiligen externen Meldestellen des Bundes zu wenden, zum Beispiel das Bundesamt für Justiz, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder das Bundeskartellamt. Falls die Beschwerde auch von einer Landesbehörde bearbeitet werden kann, wird empfohlen, die entsprechende Meldestelle des Landes zu kontaktieren.

In solchen Fällen liegt die Untersuchung des Hinweises sowie die Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes ausschließlich in der Verantwortung der externen Meldestelle. Wir können nicht für die Durchführung dieser Verfahren, die Dauer der Bearbeitung oder für etwaige Schutzmaßnahmen haften.

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz regelt die unternehmerische Verantwortung für die Einhaltung von Menschenrechten in den globalen Lieferketten. Hierzu gehören beispielsweise der Schutz vor Kinderarbeit, das Recht auf faire Löhne sowie der Schutz der Umwelt.

Zur Umsetzung dieser Sorgfaltspflichten in unserem eigenen Geschäftsbereich gehört auch, dass wir unsere Lieferanten eng in den Prozess einbinden und dies entsprechend dokumentieren. Näheres zu Strukturen und Verantwortlichkeiten können Sie der Grundsatzerklärung bzw. dem Supplier Code of Conduct entnehmen.